¿Cómo hacer una factura?

¿Cómo hacer una factura?

Para saber cómo hacer una factura, debes saber que es el oficio fiscal que está encargado de dar fe sobre una transacción de compraventa de un producto en clientes o varias empresas.

También es considerada como una práctica mercantilista que muestra en detalles la información sobre una operación de compra y venta de algo en concreto.

Su única debilidad es que la factura debe ser manejas con meticulosidad, debido a que al estar vinculada con las finanzas si surge un error podría traducirse en pérdidas o en escape de materiales.

Las facturas se hacen desde mínimas compras en la panadería, hasta transacciones al mayor con fabricantes.

Obviamente, las exigencias y los formatos sufren variaciones dependientes a las razones sociales de los productos.

Importancia de las facturas empresariales

¿Cómo hacer una factura?

Es importante saber cómo hacer una factura y realizarlas, pues al ser un documento fiscal, tiene la capacidad de representar legalmente un acuerdo entre varias empresas o cliente – empresa sobre la compra o venta de un producto.

En cierto sentido, es un comprobante para confirmar que sí se sostuvo una transacción económica y el establecimiento de las condiciones con las garantías.

Dentro del oficio, deben estar presentes las especificaciones como las partes, clases, materiales, números, códigos, y fechas de emisión con todas las especificaciones.

Otro punto importante, es que las facturas sirven para mantener un orden sobre el inventario y las entradas y salidas de mercancía en los recintos comerciales.

Ahora bien… ¿Cómo puedo hacer una factura?

Las facturas, por lo general, son fáciles pero deben tener en cuenta que se deben repasar los diseños y la colorimetría de las marcas, para se mantenga la imagen corporativa necesaria.

Entre los formatos predominan los archivos DOC, PDF y HTML entre otros. Además, en la web hay un sinfín de plantillas personalizables que van de acuerdo a las exigencias de cada usuario.

Claros ejemplo, con el portal web Debitoor que dispone de un sinfín de facturas de todos los estilos y tamaños, que muestran los datos de manera ordenada y específica en un tiempo record.

Sin embargo, si la empresa decide hacer su propia plantilla entonces no debe olvidar estos elementos:

  • Numeración para los registros contables de la empresa, o el código de referencia de la compra adscrita, para que a la hora de la búsqueda esta sea más fácil.
  • Titulo o razón social de la transacción, que explique brevemente la actividad comercial.
  • Identificación de la empresa emisora, identificada con el logotipo en la zona superior derecha de la plantilla.
  • Identificación y todos los datos requeridos del receptor por cuestiones de seguridad y logística.
  • Fecha y hora de la transacción. Si es posible dentro del estilo de la factura, debería estar ubicado en la zona superior de la plantilla.
  • Descripción breve sobre los bienes y servicios aportados, así como el tiempo de garantías y todos los parámetros que incluya el contrato.
  • Total de los servicios, es aquí donde se refleja el total de los servicios más lo estipulado por los impuestos de la ley.

¿Qué tipos de factura hay disponibles?

¿Cómo hacer una factura?

Las facturas empresariales, como todos los documentos del ordenamiento fiscal cumplen con especificaciones particulares. Los expertos en el área, dividieron la factura en los siguientes tipos:

  • Factura ordinaria: es la que muestra sin mucho detalles una transacción de compra y venta.
  • Factura rectificativa: es aquella que se utilizará para el momento donde hayan errores en otras facturas y se necesite una rectificación.
  • Factura recapitulitiva: son la que se encuentran emitidas a un mismo destinatario pero en un margen de tiempo recordando un bien o servicio.
  • Factura electrónica: aquella que son enviadas mediante los canales web, correos electrónicos o carpetas compartidas digitalmente.
  • Factura proforma: es una especie de borrador que da como un presupuesto para un bien o servicio.

Esta es la clasificación teórica, pero las facturas también son clasificadas según los objetivos legales como las facturas completas con todas las exigencias legales y la factura simplificada.

Las primeras son conocidas por citar en el documento todos los miramientos legales explicados por detalles y codificaciones más precisas, mientras que la otra es para los casos que no requieren de tanta precisión.

¿Qué empresas están en capacidad de emitir una factura?

Están en capacidad de emitir una factura todas aquellas entidades comerciales que poseen licencias que cumplan con todas las permisología estipuladas por el estado o el país de origen.

Un ejemplo sería el caso de una panificadora, esta para poder emitir una factura deberá registrarse en los organismos destinados a la alimentación y sanidad para poder cumplir con todos los parámetros legales para comercializar el producto.

Este también deberá estar registrado en el ente competente que se encargue de los impuestos o el IVA.

También están en capacidad aquellas empresas, que especialmente, distribuyan alimentos o productos por grandes cantidades como por ejemplo, las procesadoras de arroz o las textileras que producen para surtir muchas microempresas.

Algunos consejos para hacer facturas

Aunque hacer una factura no es tan difícil, es importante tener en cuenta uno cuando consejos para realzar el estilo y manejar más rápidos los procesos de codificación.

Primero, el usuario deberá tener en cuenta qué imagen quiere proyectar ante la cartera de productos y basado en ello, se iniciarán los trámites de la factura.

Luego, como una manera de cuidarse las espaldas deberá revisar todos los datos escritos en la plantilla o en el documento.

Una manera de gestionar las facturas es buscando aplicaciones que hagan los procesos administrativos de manera automatizada, es decir, que los contadores se muevan solo al igual que las fechas de las facturas.

Si en dado caso existen dudas sobre la información, es importante que tengas en cuenta contactar con un asesor legal que puede orientarse sobre el soporte de su programa de facturación empresarial.

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