Factura electrónica

Factura electrónica

Las tecnologías han tomado más terreno con el paso del tiempo afectando en la emisión de comprobantes de transacciones.

Las facturas electrónicas han significado una revolución que han dejado a los medios tradicionales por unos más ecológico y efectivos.

La factura electrónica consiste en la transmisión de datos sobre la compra y venta o presupuestaria que narran en detalles simples una transacción dirigida al cliente y para llevar un record en la empresa.

Es un nuevo mecanismo que data desde el año 2005 y que ha tomado mayor presencia hoy en día, a pesar de ser difundido en digital aún sigue conservando su naturaleza fiscal.

Características de la factura electrónica

Factura electrónica

Este es un concepto que aún las empresas están descubriendo. Un aspecto importante es que paralelamente de su naturaleza digital, igualmente, conservan sus sistemas fiscales y especificaciones.

La certificación de las facturas electrónicas es un tema igual de importante, esta facturación consiste en la validación de las firmas electrónicas.

A parte de esto se acondiciona un sello digital que sirve para la validación, confianza y efectos tributarios al nivel de empresas.

La facturación electrónica puede ser entregada desde la administración de la empresa en tiempo real, es decir que es entregada al momento que se produce la transacción, sin necesidad de crear un comprobante fiscal.

En muchos países, se ha idealizado la facturación electrónica para cumplir con procesos  administrativos más ecológicos, reducción de gasto y liberación de impuestos.

Uno de sus mayores ganchos, es que conserva mayor perdurabilidad en el tiempo porque mientras esté asentada en una base de datos digital, no se perderá con el paso de los años.

Los canales de recepción se hacen mediante los CD’s, carpetas compartidas o a través el internet por correos electrónicos.

En relación a los requisitos fiscales, la factura electrónica cumple con los mismos miramientos  estipulados en la facturación tradicional.

Descubre las ventajas en el uso de facturas electrónicas

Con la adaptación en el uso de la factura electrónicas, las empresas han descubierto muchas ventajas competitivas, aunque esto también va dependiente en las variaciones del volumen en la facturación y otras diferencias empresariales, pero algunas ventajas son:

  • Son ecológicas.
  • Se hace una interacción más directa con los clientes.
  • Tienen más perdurabilidad en el tiempo.
  • Ahorro de gastos en temas de hojas y tintas.
  • Es más fácil realizar las auditorías.
  • La falsificación disminuye por la validación del envío por la empresa.
  • Mejora la eficiencia.
  • Se generar automáticamente, como la contabilización.
  • Reduce significativamente los tiempos de gestión
  • Disminuye los márgenes de error.
  • Incrementa la facilidad en el envío y almacenamiento.
  • Es más preciso en cuanto a los detalles como la hora, minutos y día.
  • Se generan en tiempo real.

Tipos de facturas electrónicas

Aunque la factura electrónica puede desarrollarse a gusto, con las especificaciones de la empresa basada en su interés y carteras de cliente, existen dos tipos de formatos comúnmente utilizados para los envíos:

Facturas electrónica del tipo estructurado

Es aquella factura electrónica que se genera de manera  automática por los sistemas informáticos de la facturación del ente emisor y es desarrollada por un soporte informático que hace la contabilización.

Es decir, que este tipo permite la estructuración automática siguiendo la seguidilla de una hoja de cálculo.

Factura electrónica no estructurada

Esta consiste en el tipo de factura electrónica que necesita una imagen, lo que significa que a la hora del procesamiento debe ser introducida manualmente todos los dígitos que la conforman.

Es considerado un proceso costoso, debido a que no contar con la automatización, la empresa en cuestión debe emplear a una persona que se encargue del proceso. Los tiempos de espera incrementan.

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Factura electrónica

Primeramente, la factura electrónica debe seguir los esquemas y necesidades empresariales, así como también respetar la colorimetría y estética de la marca para conservar una imagen corporativa.

Los diseñadores o gestores de facturación, realizan el documento con la ayuda de plataformas digitales que se encargan de optimizar el traslado de  información, haciendo la tarea más amigable.

La factura electrónica permite que la creatividad y los detalles de los datos puedan ser mayores por la disponibilidad del espacio, pero esto son los elementos indispensables a la hora de hacer una factura electrónica:

  • Fecha y hora de la transacción.
  • Numeración en el serial de facturación en la zona superior del oficio.
  • Logotipo de la marca en la zona superior.
  • Nombre del cliente o razón social de la empresa.
  • Numeración de identidad empresarial del comprador.
  • Dirección de receptor, y domicilio de la empresa emisora.
  • Detalles de la comprar del bien o servicio, incluyendo un descripción corta sobre el evento realizado.
  • Taza del IVA o impuestos aplicados al monto.
  • Total de la transacción y si será cancelada a totalidad.
  • Número de transacciones realizadas en el día.
  • Cantidad de los bienes o servicios otorgados.
  • Sello digital o firma digital de la empresa.

¿Qué formatos puedo utilizar para hacer una factura electrónica?

Aunque no existen especificaciones sobre el formato más idóneo para realizar una factura electrónica, existen dos soportes tecnológicos más comunes en el mercados, los cuales son:

  • PDF: este es un documento con similitudes al formato DOC, solo que este permite guardar únicamente la factura electrónicamente sin tener la posibilidad de hacer modificaciones. La versión PDF viene incluida en la mayoría de las computadoras.
  • XML: Este es una opción perfecta para el envío de ordenador a ordenador. Considerado como uno de los formatos menos pesado y más rápido a la hora de enviar, igualmente permite guardar y especificar coherentemente lo datos de la factura fiscal.

Sin embargo, también existen otros modelos HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, además de otros instrumentos disponibles en la web adaptados a las necesidades de cada entorno laboral.

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